Annotare l'ora di inizio di incontri e riserve per aggiornare il piano
Guida per i responsabili del Settore Giovanile: annotare l'ora di inizio di incontri e riserve e aggiornare il piano delle attività, con controlli periodici.
Registra l'ora esatta
Inserisci nel modulo della società l'ora di inizio prevista per ogni incontro e la conferma del direttore di tiro, usando il campo dedicato. Distingui sempre tra ora prevista e ora effettiva, perché la piano di giornata si basa su valore aggiornato.
Dopo ogni batteria, annota l'orario reale con un penna o un tablet, e completa la riga con la durata stimata per la successiva revisione. In caso di ritardo, scrivi la nota del motivo direttamente nella colonna apposita, senza rimandare.
- Usa sempre orario 24h e mai letture approssimate.
- Scrivi la nota sul modulo prima di cambiare attività.
Aggiorna dopo le riserve
Riporta ogni modifica di riserva nel piano, aggiornando l'ora di inizio e la durata residua. Se un genitore segnala un ritardo, modifica la riga immediatamente e invia un avviso nel gruppo così da evitare doppie prenotazioni.
Il pianoconsente di ordinare automaticamente le righe per ora: utilizza la funzione di ordinamento della colonna per raggruppare le attività. Salva sempre una copia con data nota prima di una modifica, per tenere tracciato delle revisioni.
- Modifica la voce entro i minuti, e non dopo fine giornata.
- Ordina le righe per ora e salva la nuova versione nel cloud dedicato.
Verifiche periodiche
Ogni tre giorni, confronta le ore effettive e previste: se lo scarto supera i cinque minuti, chiedi al direttore di tiro se c'era un occupata la pedana o un ritardo del turno. Registra il motivo nel campo note della riga, così la stagione.
Ogni settimana, controlla che il piano combaci con il calendario FITAV e il programma della singola gara, perché le date e gli orari possono essere spostati. Utilizza il registro delle firme dei genitori come verifica incrociata della presenza.
- Fissa il check ogni 3 e 7 giorni del periodo.
- Confronta con il calendario ufficiale federale o regionale.
Evita errori comuni
Un errore frequente è omettere l'ora di fine di una riserva, rendendo impossibile capire quando la pedana resta occupata. Indica sempre l'ora prevista della fine, anche se stimata, e adattala durante la batteria.
Per ridurre i rischi, usa un formato standardizzato con colonne inizio, fine, modifica , note. Ogni mese, riepiloghiamo con un responsabile la lista completa e firmano il registro, così si prevengono fogli mal letti o lacune.
- Scrivi l'ora di fine per ogni attività.
- Firma mensile di un secondo responsabile per conferma.